Ander bewijs van uw rittenregistratie

Naast de rittenregistratie en de 'Verklaring geen privégebruik auto' kunnen u en uw werkgever ook op een andere manier bewijzen dat u, omgerekend naar een kalenderjaar, niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Dit is de zogenaamde vrije bewijsleer. Als handreiking worden een aantal vormen van bewijs genoemd die in de praktijk wel en niet aanvaardbaar zijn.

Aanvaardbaar bewijs

In de volgende situaties is het bewijs aanvaardbaar:

u houdt een sluitende kilometeradministratie bij doordat u in aanvulling op uw agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten. De maandstaten levert u bij uw werkgever in;

u en uw werkgever hebben een schriftelijke overeenkomst (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privégebruik niet is toegestaan. Daarnaast oefent uw werkgever een betrouwbare controle uit op het autogebruik. Ook bent u bij privégebruik niet verzekerd en beschikt u over een eigen auto.

Onaanvaardbaar bewijs

In de volgende situaties is het bewijs niet aanvaardbaar:

er is uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen u en uw werkgever dat gebruik van de auto anders dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, al dan niet op straffe van een sanctie;

de overeenkomst voorziet niet in enige vorm van controle, terwijl ook niet is gebleken dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden;

er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik en het woon- werkverkeer.

Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg tussen uw werkgever en de Belastingdienst steeksproefsgewijs plaatsvinden, rekening houdend met de aard van de onderneming.

Bij controle door de Belastingdienst moet uw werkgever toezicht kunnen bewijzen. Uw werkgever kan ondersteunend bewijs leveren, door ook andere gegevens (die hij eventueel in overleg met de Belastingdienst bepaalt) voor controle beschikbaar te houden. Dat zijn bijvoorbeeld:

• Black-Box registraties;
• werkroosters;
• vakantie-overzichten;
• ziekte- en verlofstaten;
• garagenota's;
• schaderapporten;
• bekeuringen.